“Ei, podemos ter reuniões mais curtas e envolventes?”
É a pergunta que o CEO do software Jim Szafranski recebe de praticamente todos os seus clientes, desde startups até empresas da Fortune 100. Porque o ponto é: Os clientes estão procurando cada vez mais orientação especializada sobre como reduzir o tempo de reuniões ao vivo para 15 minutos ou menos.
Os clientes querem apenas três coisas agora: aumentar contatos entre funcionários e melhorar a produtividade nessas reuniões. E eles querem reduzir problemas de burnout causado pela fadiga do Zoom.
Os clientes Prezi não estão sozinhos: cerca de metade dos executivos entrevistado pelo consultor Korn Ferry já em 2019, ele alegou que passar muito tempo em reuniões os distraía do trabalho. Aí o Covid também chegou. O que você faz agora?
Reuniões de 15 minutos são suficientes e antecipadas
Szafranski sugere agendar partes da reunião com antecedência em um horário conveniente para cada participante, para então tornar a parte “ao vivo” da reunião mais eficiente. Para isso, basta gravar um pequeno vídeo para esclarecer o tema e as decisões que precisarão ser tomadas durante a sessão. “Isso chama a atenção dos hóspedes.”
Enviar informações antecipadas por vídeo ou colaborar com sistemas online como o Google Docs é eficaz para uma comunicação "assimétrica e brilhante" que eu te falei aqui. Funciona precisamente quando os funcionários têm fusos horários diferentes ou apenas desejam estruturar seu dia de trabalho de maneira diferente.
Outro sistema é criar “espaços mentais” sem reuniões. Espaços que obviamente também se tornam tempos: a própria empresa de Szafranski estabeleceu que não haverá reuniões às quartas-feiras, para permitir que os seus 300 funcionários (em 13 países) recuperem o fôlego. A ideia é “se esforçar bastante” por alguns dias (segunda e terça), depois reconstruir sua energia mental e reunir seus pensamentos do meio da semana neste intervalo, para depois discutir esses tópicos “ao vivo”.
Quanto tempo vai demorar?
Um pouco. Pouco tempo. Os 15 minutos acima são uma indicação séria. Um estudo da Microsoft em ondas cerebrais mostrou que reuniões de mais de 30 minutos consecutivos aumento do estresse nos participantes e a empresa reduziu a duração padrão das reuniões do Outlook em 2021.
Também funciona para quem já está acostumado
A empresa de software Zapier trabalha remotamente desde a sua fundação em 2011. Conta hoje com uma força de trabalho de cerca de 500 pessoas em 38 países. Equipes individuais realizavam pequenas reuniões diárias no Zoom chamadas “standups”, nas quais cada pessoa atualizava os colegas sobre o que haviam realizado no último dia, o que fazer no dia seguinte e quaisquer problemas.
Em 2020, porém, com postar em seu blog, Zapier explicou como seus standups ficaram fora de controle, muitas vezes contemplando tópicos que eram relevantes para apenas alguns membros e inúteis para todos os outros.
É por isso que a empresa eliminou esse tipo de reunião e substituiu-a por… texto. Comunicações de texto gerenciadas por um bot usando o software Geekbot no aplicativo de mensagens Slack. O bot pede aos membros da equipe que relatem seu trabalho e quaisquer problemas, demorando cerca de um minuto para fazer isso.
Contra um tsunami de notificações é preciso organização... e emojis
A questão terá surgido. Confiar em aplicativos de mensagens significa lidar com notificações infinitas? Não é certo. Para evitar isso, organize os canais do Slack por tópico e incentive as pessoas a usar emojis para reações rápidas. Se o tópico se tornar muito longo e difícil de ler (se e somente se), você agendará reuniões.
Mesmo para reuniões recorrentes, porém, a automação pode ser útil. Zapier o usa para criar o esboço dos tópicos, enviá-los aos participantes com antecedência para revisão e, em seguida, enviar convites para reuniões. Outra forma de focar apenas na conversa e nas ideias nos famosos 15 minutos em que discutiremos.
Quando falta tudo, até as reuniões presenciais podem melhorar
Robert Chmielewski, CEO do site de startups imobiliárias ShareSpace, prefere reuniões presenciais a anotações escritas. Uma questão de qualidade e não de eficácia: as pessoas, diz ele, expressam melhor ideias e talentos quando estão cara a cara. Boa. Estamos de volta ao problema das reuniões intermináveis novamente, então? De jeito nenhum.
A equipe de Chmielewski usa um processo de três etapas para garantir que as reuniões sejam curtas e eficientes. primeira fase, os organizadores definem um propósito claro. segunda fase, estabeleça uma agenda e formate os tópicos não por tópicos, mas com perguntas, que são mais precisas e apontam para uma resposta. terceira fase, obviamente, reuniões contingentes. Mas tenha cuidado, acrescenta Chmielewski: os 15 minutos são apenas um resultado, não o objectivo geral.
