O distanciamento social está provando mais do que nunca que as pessoas foram feitas para ficarem juntas. É claro que o contexto atual provavelmente terá um impacto de longo prazo sobre o desejo das pessoas de comparecer pessoalmente a conferências ou eventos. Mas a situação também criou um laboratório sem precedentes para aprender novas formas de agregação.
Após as primeiras semanas de confusão, durante as quais muitos eventos foram simplesmente adiados, a constatação de que muitos eventos foram cancelados ou movidos digitalmente. Essa mudança de abordagem levou todos a reconsiderar como alcançam públicos de grande escala e as experiências que recebem por meio de eventos virtuais. Eis o que vem à mente desses meses de experimentos:
Mais cinema do que teatro
Online ou pessoalmente, as pessoas comparecem a eventos para aprender, fazer networking e descobrir. Isso não vai mudar. Mas satisfazer estas necessidades tanto quanto possível numa plataforma digital requer algumas mudanças estratégicas importantes. A partir da produção. Embora os eventos presenciais sejam de natureza mais teatral e improvisada, os eventos virtuais exigem uma abordagem cinematográfica. Uma conferência no local não se traduz em uma sala de chat.
Na hora de produzir eventos virtuais seria bom pensar em “episódios”. O público não é cativado por uma transmissão de uma hora de uma única câmera apontada para uma pessoa no palco. Em vez disso, agende esse horário em segmentos. Use várias câmeras e quadros para alterar os ângulos. Uma experiência dinâmica pode ser criada para proporcionar ritmo e focar a atenção, mesmo que os convidados estejam sentados a dois metros de distância (ou em suas casas).
Adaptar ao formato
Assim como a estratégia de produção deve ser adaptada, os apresentadores devem adaptar seu estilo à câmera, e não mais à ideia de palco. Isso requer prática. Muitos apresentadores experientes são teatrais, treinados para projetar e preencher a sala com a sua presença. Agora, a tela a preencher é a de um monitor. Não há (nem deveria haver) um PowerPoint projetado como pano de fundo. Há falta de multidões, então você tem que aprender a ter uma conversa envolvente com o público diretamente através da câmera – uma lição que até mesmo os âncoras de notícias estão aprendendo em primeira mão agora.
Transforme um evento unidirecional em uma conversa
Existem várias maneiras de permitir que os participantes do evento interajam com os palestrantes e o público durante uma conferência virtual. Novamente, os melhores resultados vêm do planejamento antecipado. Por exemplo, conecte-se por meio de suas comunidades redes sociais onde os espectadores já estão envolvidos podem ajudar a construir uma conversa que antecede o evento e fazer com que as pessoas participem mais ou façam perguntas. Permitir que os participantes interajam uns com os outros e façam perguntas com antecedência também pode ajudar os apresentadores a se prepararem para abordar o que é importante para seu público.
De qualquer forma, os moderadores desempenham um papel importante na construção da conversa. Mais do que apenas monitores de salas de chat virtuais, eles devem trabalhar com apresentadores para envolver o público ao vivo. Em vez de uma apresentação de 45 minutos seguida de 15 minutos de perguntas e respostas, por exemplo, incentive a participação em tempo real. Use um moderador para incentivar a conversa e construir uma experiência dinâmica.
Tenha em mente um público global
Os eventos virtuais quebram as barreiras geográficas à participação. Também é possível criar (ou estender) um evento para diferentes fusos horários, para que os participantes possam vivenciá-lo ao vivo onde quer que estejam. Você pode aproveitar as vantagens das plataformas de conferência digital, como o Microsoft Teams, que permite legendas e tradução para comentários do orador para que os membros do público possam ver as legendas em seu idioma local.
Também é necessário tornar as sessões e conversas visíveis após o evento, principalmente se forem treinamentos internos. Publique gravações de eventos em plataformas como Yammer o Local de trabalho do Facebook permite que as pessoas se relacionem com elas quando for mais confortável para elas.
Preste atenção ao caminho da audiência
Os eventos são momentos importantes e intensos de relacionamento com o público, ou com os clientes. Existe um roteiro claro para envolver os participantes em eventos físicos: desde as comunicações pré-evento até o envolvimento no local, através de insights no final do evento. Os eventos digitais também exigem diferentes métodos de envolvimento antes, durante e depois.
Por exemplo, o meio virtual é fantástico para o aprendizado individualizado. Uma boa forma de envolver os participantes poderia ser incentivá-los a fazer alguns “deveres de casa” antes do início do evento. Uma oportunidade para mais aprendizado on-line ou uma chance de obter uma certificação posteriormente.
Entrando em uma perspectiva de crescimento
Embora o caminho a seguir seja incerto, é pouco provável que a procura por grandes conferências ao vivo regresse aos volumes anteriores tão cedo. Os organizadores de eventos, produtores e profissionais de marketing precisarão encontrar novas maneiras de envolver o público. Do planeamento à produção e ao evento real, os aspectos positivos dos eventos virtuais devem ser valorizados e cada plataforma deve ser maximizada em benefício dos clientes. Mesmo à luz dos desafios que muitos enfrentam, este momento de mudanças significativas pode ajudar a esclarecer por que pedimos ao público que passe o seu tempo connosco.
